מהן שגרות ארגוניות (organizational routines)? כיצד הן קשורות לשינויים במערכות חינוך, ומהם האתגרים וההזדמנויות שהן מייצרות? הסקירה היומית של לשכת המדענית הראשית במשרד החינוך מתמקדת היום בשאלות אלו.
המאמר הראשון הוא מאמר המניח תשתית תיאורטית מחודשת להבנת המושג שגרות ארגוניות. על פי הכותבים, שגרה ארגונית כוללת בתוכה באופן מובנה מרכיבים המקדמים שימור של המצב הקיים, לצד רכיבים המניעים שינוי משמעותי של הקיים. הבנה זו חיונית להנעת תהליכים בארגונים. המאמר השני מציג סקירה שיטתית של 24 מחקרים שליוו תהליכי שינוי בבתי ספר וניתחו את השפעתם על השגרות הארגוניות בהם. הסקירה מזהה ארבעה ביטויים מרכזיים למושג שגרות ארגוניות, ומציעה הגדרה מאחדת ומקיפה לביטויים אלה.
המושג "שגרות ארגוניות" (organizational routines) נטבע ב־1940, ומאז משמש כדי להסביר כיצד ארגונים מתנהלים ומשיגים את יעדיהם. על אף היותן של שגרות ארגוניות חלק הכרחי בארגונים ובתהליכי עבודה, לעיתים קרובות הן נתפסות כמקור לחוסר גמישות ולקושי של ארגונים להשתנות. במאמר זה, שפורסם ב־2003, הכותבים מבקשים לאתגר תפיסה זו של שגרות ארגוניות ככאלו המייצרות אינרציה בארגונים, ומציעים תיאוריה חדשה שלפיה שגרות ארגוניות אומנם שומרות על יציבות הארגון, אלא שהן גם מקור לשינויים בו.
החוקרים מגדירים שגרות ארגוניות כ"דפוסים ניתנים לזיהוי וחוזרים על עצמם של פעולות הקשורות זו בזו שמבצעים שחקנים מרובים ומגוונים". החוקרים טוענים כי שגרות ארגוניות מורכבות משני היבטים: ההיבט הנראה לעין – המוצהר (ostensive) וההיבט הביצועי (performative). ההיבט המוצהר כולל את הנהלים ואת ההליכים המקובלים בארגון וכן נורמות ארגוניות "מובנות מאליהן" כביכול. ההיבט הביצועי הוא הדרך שבה הפרט בארגון מוציא לפועל נהלים ונורמות אלה ומשתתף באופן פעיל בפעילותו. ההיבט הביצועי נשען אומנם על ההיבט המוצהר, אך פרטים בארגון מבצעים פעולות על פי פרשנותם להיבט המוצהר, בדומה לנגני תזמורת המנגנים את התווים שכתב המלחין אך בהתאם לפרשנותם או לפרשנות המנצח, כך ההיבט הביצועי כולל בתוכו פרשנות ושונות ביחס לאופן בו פרטים בארגון מוציאים לפועל נהלים או נורמות מקובלות בארגון.
תפיסה זו של שגרות ארגוניות נשענת על התפיסה כי כל תופעה חברתית כוללת שניות (דואליות) בין המבנה (structure) לבין הסוכנות (agency). המבנה הוא המסגרת החברתית שבתוכה מתקיימת הפעילות, והסוכנות היא פעולות הפרט בתוך המבנה. החוקרים מדגישים כי ההשפעה היא דו־כיוונית והדדית: פעולות הפרטים עשויות להשפיע על המבנה ולשנותו. כך לדעתם גם במקרה של שגרות ארגוניות.
החוקרים מדגישים כי אין כוונתם רק לשגרות ארגוניות שתכליתן שינוי, כדוגמת ימי עיון בסוף שנת פעילות שמטרתם לבחון את הפעילות שהייתה ולשנותה בהתאם למסקנות; אלא גם למאפיין יסודי של כל שגרה ארגונית, גם כזו שמטרתה המוצהרת היא שימור המצב הקיים. גם בשגרה ארגונית כזו, המתח בין ההיבט המוצהר להיבט הביצועי מחולל בו־זמנית תהליכים של שימור ותהליכים של שינוי.
להבהרת תפיסה תיאורטית זו, החוקרים מביאים כדוגמה שגרה ארגונית של העסקת עובדות ועובדים חדשים. תהליך ההעסקה צפוי להיות מוגדר על פי נהלים פורמליים ברורים ומוגדרים. אך בארגונים גדולים יש לצפות לכך שנהלים אלו יקבלו פרשנויות שונות וישתנו בהתאם לנסיבות: התפקיד הספציפי שאליו העובד מגויס, אתגרים מקומיים, היבטים אישיים של המעורבים ושל המעורבות בתהליך ועוד. את השגרה הארגונית של העסקה בארגון המדובר יש לתפוס אם כן ככוללת בתוכה גם את הנוהל המוצהר וגם את יישומו בפועל.
כאמור, החוקרים מתארים את הקשר בין שני ההיבטים של שגרה ארגונית כמסלול דו־כיווני: ההיבט המוצהר (לדוגמה נוהל העסקה כתוב) מתווה את הדרך לביצוע פעולה לפרטיה השונים (guiding); מאפשר נקודת ייחוס לצורך אחריותיות (accounting); ומשמש מוקד לשיח בין פרטים רבים (reffering). מן העבר השני, ההיבט הביצועי הוא לעיתים קרובות המחולל של יצירת שגרה ארגונית (creating); מתחזק את השגרה הארגונית דרך עדכונה והתאמתה (maintenance), ולבסוף עשוי גם להביא לשינוי של ההיבט המוצהר כאשר הדבר נדרש (modification).
כדי להבין את הנעשה בארגון, רצוי לבחון אותו מנקודת מבט דו־כיוונית זו. כך נוצרת תמונה מלאה ומקיפה יותר מאשר כשבוחנים ארגון דרך ההיבט המוצהר בלבד. תפיסה דו־כיוונית זו מאפשרת לקחת בחשבון את ההשפעה של סובייקטים שונים ואת חלוקת הכוחות בין הסובייקטים בתוך הארגון.
החוקרים סבורים כי לתפיסה תיאורטית זו חשיבות לא רק בשדה העיוני של חקר ארגונים, אלא יש לה השלכות מעשיות. הנקודה המרכזית שהם מבקשים להדגיש היא כי שינוי של ארגון הוא תהליך טבעי הנובע מתוך הארגון עצמו (אנדוגני). כך ארגון עשוי להשתנות חרף שגרות ארגוניות שמטרתן שימור ואף בזכות אותן שגרות ארגוניות. בעזרת תפיסה זו אפשר להסביר את "מגבלות הכוח" של ההיבט המוצהר של שגרות ארגוניות תוך הכרה בסובייקטיביות ובסוכנות של פרטים בתוך המערכת.
שגרה ארגונית נתפסת במחקר החינוכי זה שנים רבות ככלי משמעותי להבנת ההשפעה של רפורמות ושל יוזמות חינוכיות שונות. בתפיסה המקובלת במחקר החינוכי, התבוננות בשגרה הארגונית מאפשרת התמקדות באופן ביצוע הדברים בפועל, וכך ניתן להעריך את מידת הצלחתם של תהליכים שנועדו לשנות את החינוך ברמות משתנות – מהכיתה ועד מערכת החינוך הארצית.
סקירת ספרות שיטתית זו בחנה 24 מחקרים שונים שבחנו יוזמות חינוכיות בהיקפים משתנים דרך השפעתן על השגותר הארגוניות. המחקרים הללו התפרסמו בין השנים 2011 ל־2021, מרביתם בארה"ב ומיעוטם בהולנד, בשוודיה, בבלגיה ואף אחד בישראל. מבחינה תוכנית, המחקרים היו מגוונים מאוד: בין הנושאים שנחקרו היו קהילות פיתוח מקצועי של מורות, יוזמות לשיפור הישגים בלמידה, דרכי העבודה של מנהלים ושינויין ועוד. הקריטריון להכללת המחקר בסקירה היה כאמור בחינת ההשפעה של היוזמה החינוכית על השגרות הארגוניות.
ניתוח הסקירות העלה ארבע ביטויים שונים למושג שגרה ארגונית, שלעיתים חפפו זה את זה. הראשון תאם את ההגדרה הקלאסית של שגרה ארגונית כ"דפוס פעולה מחזורי המבוצע על ידי משתתפים רבים". מחקרים אלו תיארו פעולות כמו פגישות עבודה קבועות של צוותים, מנגנונים לקבלת החלטות, תהליכי פיתוח מקצועי, תהליכי איסוף מידע ושימוש במידע לצורך קבלת החלטות ועוד. השני התייחס לשגרה הארגונית כ"שגרת שיח" (conversational routine), כלומר דפוסים חוזרים ומעוצבים של שיח מובנה בחדר המורים ו/או בכיתה, מעין פרוטוקולים (לדוגמה לצורך משוב, או הבניה של שיעור). בשלישי שגרה ארגונית תוארה כ"מהלכי שיח" (conversational moves) – מחקרים אלו תיארו תגובות מקובלות לאירועים או לאמירות שבאמצעותן נוצרה תרבות שאפשרה התנהגויות מסוימות ועידנה, או הדירה, התנהגויות אחרות. הביטוי הרביעי והאחרון כונה "כלי" (artifact) ולמעשה הופיע רק במחקר אחד. במחקר זה תועד מנהל שביקש לעצב את הנעשה בפגישות שבהן לא השתתף באמצעות טופס שמשתתפי הישיבה היו צריכים למלא.
בדומה למאמר שתואר מעלה, גם כאן מסקנת החוקרים היא שההגדרה של שגרה ארגונית במחקרים השונים עמומה יחסית וחסרה. לדבריהם, נדרשת הגדרה מקיפה יותר שתסייע להבין את ההשפעה בשטח של יוזמות ושל רפורמות. לדעתם הגדרה מלאה זו צריכה לכלול את ההיבט המוצהר (ostensive) של היוזמה החינוכית ואת ההיבט הביצועי, המבוסס כאמור על ההבנה הסובייקטיבית של המורות ושל המורים בבתי הספר. הגדרה מלאה כזו תכלול את כל המופעים השונים שתוארו מעלה – פעולות קבועות ונהלים, שיח מובנה, תרבות השיח וכן אמצעים שונים המשמשים להנחלת שגרות ארגוניות.
מאחורי הסקירות היומיות עומד צוות מסור ומקצועי, שמייצר תוכן רלוונטי עדכני ואיכותי. לשכת המדען הראשי מבקשת להודות לצוות הסקירה היומית על היותם חלק מפרויקט משמעותי זה, ועל השותפות המאפשרת יצירה והפצה של ידע מחקרי איכותי מידי יום.
התוצרים מתקופת הקורונה מבוססים על עבודה משותפת של חוקרים וחוקרות רבים ממוסדות אקדמיים שונים ברחבי הארץ. לשכת המדען הראשי מבקשת להודות לחוקרות והחוקרים על השותפות וההתגייסות לתמיכה בהתמודדות של מערכת החינוך עם משבר הקורונה, ועל הנכונות לתרום מזמנם ומומחיותם עבור גיבוש המסמכים המוצגים באתר זה.
תודה מיוחדת לגב' אריאלה טבצ'ניק ברודאי על ריכוז הפרוייקט וליושבות הראש של הקבוצות ד"ר ענת כהן, ד"ר דפנה קופלמן-רובין, פרופ' לילי אורלנד-ברק, פרופ' יהודית דורי ופרופ' הללי פינסון על ההובלה.
ניהול קבוצות העבודה והמחקרים: ד"ר אודט סלע, לשכת המדען הראשי, משרד החינוך
מנהלת הפיתוח: ענבר בוברובסקי, לשכת המדען הראשי, משרד החינוך
קונספט דיגיטלי, עיצוב ופיתוח האתר: ד״ר רון דביר ובר דביר
