כיצד שגרות ארגוניות בבית הספר תורמות לשינוי מערכתי?

המושג "שגרות ארגוניות" (organizational routines) נטבע ב־1940, ומאז משמש כדי להסביר כיצד ארגונים מתנהלים ומשיגים את יעדיהם. על אף היותן של שגרות ארגוניות חלק הכרחי בארגונים ובתהליכי עבודה, לעיתים קרובות הן נתפסות כמקור לחוסר גמישות ולקושי של ארגונים להשתנות. במאמר זה, שפורסם ב־2003, הכותבים מבקשים לאתגר תפיסה זו של שגרות ארגוניות ככאלו המייצרות אינרציה בארגונים, ומציעים תיאוריה חדשה שלפיה שגרות ארגוניות אומנם שומרות על יציבות הארגון, אלא שהן גם מקור לשינויים בו.

החוקרים מגדירים שגרות ארגוניות כ"דפוסים ניתנים לזיהוי וחוזרים על עצמם של פעולות הקשורות זו בזו שמבצעים שחקנים מרובים ומגוונים". החוקרים טוענים כי שגרות ארגוניות מורכבות משני היבטים: ההיבט הנראה לעין – המוצהר (ostensive) וההיבט הביצועי (performative). ההיבט המוצהר כולל את הנהלים ואת ההליכים המקובלים בארגון וכן נורמות ארגוניות "מובנות מאליהן" כביכול. ההיבט הביצועי הוא הדרך שבה הפרט בארגון מוציא לפועל נהלים ונורמות אלה ומשתתף באופן פעיל בפעילותו. ההיבט הביצועי נשען אומנם על ההיבט המוצהר, אך פרטים בארגון מבצעים פעולות על פי פרשנותם להיבט המוצהר, בדומה לנגני תזמורת המנגנים את התווים שכתב המלחין אך בהתאם לפרשנותם או לפרשנות המנצח, כך ההיבט הביצועי כולל בתוכו פרשנות ושונות ביחס לאופן בו פרטים בארגון מוציאים לפועל נהלים או נורמות מקובלות בארגון.

תפיסה זו של שגרות ארגוניות נשענת על התפיסה כי כל תופעה חברתית כוללת שניות (דואליות) בין המבנה (structure) לבין הסוכנות (agency). המבנה הוא המסגרת החברתית שבתוכה מתקיימת הפעילות, והסוכנות היא פעולות הפרט בתוך המבנה. החוקרים מדגישים כי ההשפעה היא דו־כיוונית והדדית: פעולות הפרטים עשויות להשפיע על המבנה ולשנותו. כך לדעתם גם במקרה של שגרות ארגוניות.

החוקרים מדגישים כי אין כוונתם רק לשגרות ארגוניות שתכליתן שינוי, כדוגמת ימי עיון בסוף שנת פעילות שמטרתם לבחון את הפעילות שהייתה ולשנותה בהתאם למסקנות; אלא גם למאפיין יסודי של כל שגרה ארגונית, גם כזו שמטרתה המוצהרת היא שימור המצב הקיים. גם בשגרה ארגונית כזו, המתח בין ההיבט המוצהר להיבט הביצועי מחולל בו־זמנית תהליכים של שימור ותהליכים של שינוי.

להבהרת תפיסה תיאורטית זו, החוקרים מביאים כדוגמה שגרה ארגונית של העסקת עובדות ועובדים חדשים. תהליך ההעסקה צפוי להיות מוגדר על פי נהלים פורמליים ברורים ומוגדרים. אך בארגונים גדולים יש לצפות לכך שנהלים אלו יקבלו פרשנויות שונות וישתנו בהתאם לנסיבות: התפקיד הספציפי שאליו העובד מגויס, אתגרים מקומיים, היבטים אישיים של המעורבים ושל המעורבות בתהליך ועוד. את השגרה הארגונית של העסקה בארגון המדובר יש לתפוס אם כן ככוללת בתוכה גם את הנוהל המוצהר וגם את יישומו בפועל.

כאמור, החוקרים מתארים את הקשר בין שני ההיבטים של שגרה ארגונית כמסלול דו־כיווני: ההיבט המוצהר (לדוגמה נוהל העסקה כתוב) מתווה את הדרך לביצוע פעולה לפרטיה השונים (guiding); מאפשר נקודת ייחוס לצורך אחריותיות (accounting); ומשמש מוקד לשיח בין פרטים רבים (reffering). מן העבר השני, ההיבט הביצועי הוא לעיתים קרובות המחולל של יצירת שגרה ארגונית (creating); מתחזק את השגרה הארגונית דרך עדכונה והתאמתה (maintenance), ולבסוף עשוי גם להביא לשינוי של ההיבט המוצהר כאשר הדבר נדרש (modification).

כדי להבין את הנעשה בארגון, רצוי לבחון אותו מנקודת מבט דו־כיוונית זו. כך נוצרת תמונה מלאה ומקיפה יותר מאשר כשבוחנים ארגון דרך ההיבט המוצהר בלבד. תפיסה דו־כיוונית זו מאפשרת לקחת בחשבון את ההשפעה של סובייקטים שונים ואת חלוקת הכוחות בין הסובייקטים בתוך הארגון.

החוקרים סבורים כי לתפיסה תיאורטית זו חשיבות לא רק בשדה העיוני של חקר ארגונים, אלא יש לה השלכות מעשיות. הנקודה המרכזית שהם מבקשים להדגיש היא כי שינוי של ארגון הוא תהליך טבעי הנובע מתוך הארגון עצמו (אנדוגני). כך ארגון עשוי להשתנות חרף שגרות ארגוניות שמטרתן שימור ואף בזכות אותן שגרות ארגוניות. בעזרת תפיסה זו אפשר להסביר את "מגבלות הכוח" של ההיבט המוצהר של שגרות ארגוניות תוך הכרה בסובייקטיביות ובסוכנות של פרטים בתוך המערכת.